Lettera all'organizzatore - RDS Italia

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Rev.4  del 08 gen 2017

Gentile organizzatore,
con la presente comunicazione si anticipano le attività preliminari da svolgere e le condizioni necessarie per l'attivazione del servizio Tracking System GPS.
Ogni comunicazione e fornitura di materiale informativo elettronico/digitale sarà inviato al nostro Responsabile di Squadra che Le ha inviato questa comunicazione.
Lo contatti senza indugio per chiarire ogni dubbio.


1 - MATERIALE E ATTIVITA' NECESSARIE PER L'ATTIVAZIONE E LO SVOLGIMENTO DEL SERVIZIO

Per iniziare Vi preghiamo di farci pervenire o indicarci dove poter acquisire il seguente materiale informativo...

1.1 - Cartine (pdf, jpg, ...) dei percorsi delle Prove Speciali (accettiamo anche versioni elettroniche dei medesimi: Google Earth,...).
1.2 - Coordinate GPS dei punti Start, Intermedi, Stop di ogni Prova Speciale.
1.3 - OPZIONALE -> Cartine con il percorso dei Trasferimenti.
1.4 - OPZIONALE -> Coordinate GPS dei punti UMR, Ambulanza, Carro Attrezzi, Vigili del Fuoco, ecc.

NB: Se non disponete di Vostra modulistica utile alla rilevazione dei punti GPS potete scaricare il modello che abbiamo predisposto per Voi ( cliccare QUI per scaricare il modulo )


2 - I TRACCIATI

2.1 - I tracciati da noi generati saranno pubblicati sul nostro sito web di monitoraggio a disposizione della Direzione Gara.
2.2 - La pubblicazione sul sito è comunque sottoposta a riservatezza tramite credenziali che cambiano di gara in gara.
2.3 - Tali credenziali sono riservate alla Direzione Gara.


3 - TEST DI COPERTURA 2G

3.1 - Sulla vettura apripista "000" (o altra vettura segnalata dal Direttore di Gara) verrà installato un tracker configurato in modo da fornirci la mappatura di tutte le zone scoperte da segnale GSM.
3.2 - La suddetta mappatura sarà disponibile in tempo reale.
3.3 - I dati di copertura verranno tempestivamente messi a disposizione della Direzione Gara che avrà subito chiaro il quadro della copertura sui Trasferimenti e sulle PS.


4 - IL SERVIZIO

4.1 - RDS fornirà il servizio Tracking System installando su ogni vettura un tracker che fornirà la posizione dell'equipaggio in tempo reale per tutta la durata della gara.

4.2 - Le vetture in gara devono avere già installato il "KIT Rally" di predisposizione, precedentemente acquistato tramite il nostro sito web o contattandoci direttamente.

4.3 - In Direzione Gara sarà presente il nostro Responsabile per il Tracking System GPS, nonchè Responsabile di Squadra RDS, munito di computer necessario per il monitoraggio della gara.
Il suo compito sarà quello di monitorare in tempo reale la gara e fornire ogni supporto alla Direzione Gara: segnalazione fermo vetture, segnalazione richieste di SOS, controllo flussi di gara, ecc. .
Ciò che si chiede è un accesso Internet per questa stazione (se possibile meglio via cavo anziché Wi-Fi).

4.4 - Per completare il lavoro di preparazione è assolutamente necessario che inviate, non appena pronto/definitivo, l'elenco degli iscritti soggetti all'installazione del Tracker completo di numero di gara.
Nei limiti del possibile Vi chiediamo di inviare il suddetto elenco in formato Excel.

4.5 - Al nostro arrivo (generalmente il giorno prima delle Verifiche Ante-Gara o, se possibile, il giorno stesso) vi contatteremo per prendere i primi accordi, dopodicché il primo step sarà quello di preparare l'ambiente operativo in Direzione Gara.

4.6 - Chiediamo, cortesemente, la fornitura degli opportuni PASS (per persone e vetture) necessari allo svolgimento del servizio.

4.7 - Il secondo step è quello di essere presenti alle Verifiche Sportive dove completeremo le attività amministrative e saranno raccolte le cauzioni per l'utilizzo dei tracker.
In sede di Verifiche Tecniche si procederà con l'installazione fisica dei tracker su tutte le vetture interessate (continuando ad oltranza fino al completamento di tutte le installazioni).

4.8 - Al fine di snellire le procedure amministrative Vi chiediamo di pubblicare il seguente link sul sito web ufficiale della manifestazione:

* il link all' Informativa Tracking System, destinata egli equipaggi e ai concorrenti in genere, che spiega come utilizzare il servizio, come è regolamentato e come è articolato il pagamento di quote e cauzioni.
  Link alla versione ITALIANA -> http://www.rdsitalia.it/_rep/doc/Tracking_GPS-Informativa.pdf  (vedi anteprima).
  Link alla versione INGLESE -> http://www.rdsitalia.it/_rep/doc/Tracking_GPS-Informativa-ENG.pdf.


  NB: La pubblicazione di questi link sul Vostro sito è di importanza fondamentale per un fluido svolgimento delle pratiche burocratiche e amministrative.

4.9 - In mancanza del sito ufficiale della manifestazione vi preghiamo di fornire agli iscritti le suddette informazioni, su supporto cartaceo, in occasione della distribuzione dei Roadbook o altra occasione di incontro ufficiale con equipaggi e concorrenti;

4.10 - Si chiede la cortesia di approntare un tavolo/postazione in sede di Verifiche Sportive, sostanzialmente affiancato ai Commissari addetti alle verifiche, in modo da snellire i processi burocratici.

4.11 - Durante lo svolgimento della manifestazione il Capo Squadra sarà costantemente presente in Direzione Gara a completa disposizione dei Direttori di Gara.
Gli altri componenti della squadra saranno presenti dove necessario per risolvere eventuali problemi tecnici (Parco Assistenza, Riordino,...).

4.12 - A fine manifestazione provvederemo al ritiro dei tracker e alla restituzione delle cauzioni. Generalmente all'altezza del controllo orario prima della pedana di arrivo.

4.13 - La squadra RDS sarà composta da 2 fino a 4 persone. Tale numero dipende dalla quantità di iscritti alla manifestazione e da come essa si articola.
Comunicheremo tempestivamente il numero dei componenti la squadra non appena a conoscenza della quantità di iscritti.
Come previsto dal regolamento ACI Sport Service lo staff del servizio Tracking GPS viene ospitato a carico dell'organizzazione.
Sarà nostra premura gravare il meno possibile sui costi dell'organizzazione cercando, se possibile, di giungere in loco il giorno stesso delle Verifiche Tecniche/Sportive e lasciare la manifestazione subito dopo aver recuperato tutti i tracker a fine gara.
Considerando le distanze e i tempi dettati dal programma della manifestazione, non sempre cio è possibile. In questi casi siamo costretti ad arrivare il giorno prima delle verifiche e lasciare la manifestazione il giorno dopo la fine della stessa.

4.14 - Privacy: nel momento in cui l'equipaggio si iscrive alla manifestazione accetta e sottoscrive le condizioni relative alla Privacy inerenti il servizio Tracking. La regolamentazione Privacy per il servizio Tracking è pubblicata sul nostro sito web. Ne rendiamo disponibile un' anteprima


5 - CONDIZIONI DI PAGAMENTO DEL SERVIZIO

5.1 - Come previsto dal regolamento ACI Sport Service il pagamento del servizio sarà effettuato in via anticipata.
5.2 - Per pagamento anticipato si intende, comunque, "a fine Verifiche Sportive/Tecniche Ante Gara" in quanto ne saranno esclusi i "Non Verificati".
5.3 - Il prezzo del servizio, a carico dell'Organizzatore, è di € 60 + IVA per ogni equipaggio verificato.
5.4 - Il Servizio Tracking GPS sarà erogato solo ed esclusivamente dietro avvenuto pagamento di quanto dovuto.
5.5 - In caso di mancato pagamento, RDS Italia si troverà costretta ad inoltrare comunicazione (Nulla-Osta Negativo) alla Direzione Gara, ad ACI Sport Italia e agli ulteriori organi sportivi competenti.

Siamo a Vostra disposizione per qualsiasi chiarimento e necessità.

RDS s.r.l.

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